Aplicando Lean al Management documental

En muchas ocasiones nos encontramos con la implantación en las organizaciones de una nueva herramienta de gestión y el software para la gestión documental suele ser una de ellas.

El primer paso que habitualmente se realiza es preguntarse ¿Qué hay en el mercado? o bien fijarse en las herramientas que están empleando los demás ¿Con qué herramientas trabaja mi vecino?

Sin embargo existen multitud de posibilidades: el tradicional pago de licencias, cloud, libe; etc y es necesario plantearse si estamos abordando de forma correcta la selección del método de gestión documental y de información en nuestra organización.

Tradicionalmente no se ha dado mucha importancia a la gestión documental en las organizaciones por una simple y llana razón: no se han evaluado a conciencia los costes de la ineficiencia que provocan unos procesos no controlados y optimizados. Como dato general, se estima que el coste en tiempo en un año/persona en la gestión física de la documentación es de aproximadamente 6 semanas. Estamos tan acostumbrados a hacerlo, a la repetición, que lo hemos asumido como un actividad necesaria.

¿Qué podemos hacer para tomar una buena decisión respecto a cómo gestionar nuestra información?

Podemos utilizar la combinación de varias herramientas al alcance de nuestra mano:

1. Conocimiento de las personas vs conocimiento del producto: antes de lanzarnos a buscar la mejor herramienta del mercado, hemos de comprender las necesidades de la organización, dejando de lado inicialmente el producto, para centrarnos en los usuarios, en las personas que lo van a utilizar a diario. Para ello, tenemos varias herramientas que nos van a ayudar a conocer:

• Mapa de empatía. Esta herramienta nos permitirá acercarnos a las necesidades y frustraciones de los equipos, ayudándonos a responder a preguntas que quizás nunca han sido planteadas en un ámbito laboral interno, por lo que ya en un primer momento, como poco, generará un mínimo de curiosidad, ayudándonos a tirar la barrera de resistencia a los cambios. Salimos del tradicional análisis “Qué dice” y nos acercamos a un análisis más completo relacionado con las  emociones (al fin y al cabo, la frustración que supone no encontrar un documento imprescindible y pasar horas preguntando, es una emoción).
• User experience: ¿Por qué no utilizar los métodos para la búsqueda de soluciones o modelos de negocio para conocer a los usuarios de nuestra organización? Puede parecer evidente, pero por muchos es conocido aquello de “En casa del herrero, cuchillo de palo”. ¿Nos hemos planteado qué beneficios puede tener para nuestra organización este análisis? ¿Estamos buscando fuera lo que quizá podemos desarrollar dentro? Independientemente de la respuesta, seguramente ésta cambie a medida que se va avanzando en el proyecto. En la siguiente url se ofrece una herramienta gratuita y de muy fácil aplicación: http://personapp.io/. La definición de “tipos de personas” nos dará información sobre cómo el tipo A podría enfrentarse a la gestión de información nativa digital o si, por ejemplo, somos conscientes del potencial que tiene el área B en relación con la explotación del BigData interno. ¿Sacamos de ello todo el provecho que podemos, de una forma ágil y eficiente?

2. Lo que buscamos son patrones que nos ayuden a ir avanzando para facilitar la toma de decisiones. Llegados a este punto es el momento de seleccionar qué ideas vamos a seguir trabajando. Podemos seguir avanzando apoyándonos en servicios externos (consultoría/outsourcing documental…) u optar por el conocimiento de nuestra organización, pero independientemente de la opción por la que optemos; el siguiente paso podría ser el uso de la metodología del prototipado. Ésta no sólo es una herramienta de experimentación, de pulido rápido y corrección de errores, sino que además, es un canal de comunicación directa entre quien desarrolla el servicio/producto y el usuario/cliente; por lo tanto, permite un mejor conocimiento de ambas partes (sean cuales sean). ¿Cómo presentamos este prototipo internamente? Cuanto más rápido, mejor; podemos utilizar herramientas de Visual Thinking para ello; no necesitamos un producto acabado, lo que necesitamos es que el usuario nos de feedback lo más rápido posible por ejemplo, mediante Storytelling.

3. Testing, testing y testing. ¿Qué hacemos con el feedback de usuario? Es el momento de decidir si vamos realizando las modificaciones necesarias que cubran las necesidades y solucionen los problemas (y no lo que creemos que necesitan) o bien si debemos pivotar y cambiar, hacia qué dirección y en qué porcentaje: ¿Hemos tenido en cuenta a todos los actores del proceso de management documental? ¿Nos hemos dejado algún canal de documentación/información que es primordial o muy válido para la organización? ¿Hemos encontrado mecanismos más ágiles en el proceso de prototipado y de validación de hipótesis con los usuarios?

Consecuencias directas de este llevar a cabo este proceso:

• Mayor conocimiento de la organización
• Identificación de oportunidades de mejora tanto en gestión de la información/documentación
• Somos nuestros propios consultores, lo que permite una búsqueda/creación de solución más ágil y eficiente (y seguramente, a menor coste)
• Introducción en la organización de otras metodologías de trabajo combinadas