Cuando las empresas dan el salto a la esfera internacional (o cuando se ha considerado que el grado de madurez de la organización es suficiente y aliciente para ello), se asume que se han realizado una fase de preparación intensiva para conseguir este objetivo: adaptación, mantenimiento y crecimiento en los países o lugares de desembarco. Pero, ¿es realmente así? ¿se ha llevado a cabo esa intensa reflexión? ¿Qué supone este proceso?
Una herramienta clave en este proceso y que ayudará a la organización es una eficiente gestión de la documentación e información. Desde el punto de vista del management documental y de la información hay que considerar varios aspectos:
Aspectos de la Internacionalización a Considerar del Management Documental y de la Información
1# Comunicación
¿Cómo vamos a trasladar esta decisión estratégica a la organización? ¿Queremos saber cuál es la opinión interna? ¿Queremos obtener feedback de cómo debería realizarse? A través de blogs internos, wikis, encuestas online, y en general, redes sociales corporativas podemos evaluar la opinión; además, podemos descubrir personas que a priori no participan en el proceso, que pueden funcionar como palancas de cambio o facilitadores. Está claro que este proceso podemos hacerlo igualmente mediante reuniones, comunicaciones de forma tradicional, etc. pero si realizamos una tarea de comunicación y marketing interno digital, podremos llegar a una comunicación mucho más integral, con el resultado de un feedback constante y con posibilidades de análisis de esta documentación e información más ágiles.
2# Gestión del cambio
Tenemos claro que no es lo mismo trabajar en España que realizar las mismas actividades en cualquier otro país. Es necesario analizar, adaptar, evolucionar, ampliar e incluso cambiar muchos conceptos y formas de trabajo que tenemos asumidas como normales. ¿Cómo realizamos este cambio? ¿Cómo vamos a preparar a los equipos para no generar bloqueos? Tener una plataforma abierta en la que se lancen éstas y otras preguntas y/o propuestas de las personas de la organización nos ayudará a mejorar y adaptar según la realidad de cada país, y no según lo que pensamos o presumimos que debemos realizar en cada país. Por ejemplo, si mediante esa plataforma o herramienta colaborativa damos acceso a los nuevos equipos de internacional a un mapa de funcionamiento de nuestra organización matriz, posiblemente obtengamos una retroalimentación mucho más realista y ágil que si simplemente plasmamos lo que leemos o vivimos cuando visitamos y trabajamos en el país. Toda esta información quedará centralizada y al alcance de quienes participen en este proceso y en los futuros, lo que ayudará enormemente a que cada vez sea mejor y más rápido el cambio.
3# Gestión del conocimiento
Muy relacionado con el punto anterior, la formación y capacitación de los nuevos equipos suele tener un alto coste. Hoy tenemos herramientas que disminuyen este impacto en la organización matriz, ¿por qué no utilizarlas? En este punto es importante destacar lo siguiente: no es suficiente con tener las herramientas, hay que trabajarlas, mantenerlas y actualizar la información de una forma constante. De igual forma, siendo uno de los mayores beneficios, no basta con publicar cómo trabajamos, hay que estar dispuesto a cambiar y escuchar la experiencia del que está al otro lado, para decidir cómo y en qué medida se van a realizar las adaptaciones (si es que son necesarias).
4# Desaprender y aprender
No significa que lo que sabemos, que lo que hemos acumulado por la experiencia ya no valga, pero si el contexto y el escenario cambian, también deberemos desaprender ciertas formas de trabajar para aprender otras. Por ejemplo, si nuestro objetivo de internacionalización es un país europeo, ¿qué tenemos que saber respecto a las leyes de protección de datos allí? ¿existe la posibilidad de trabajar con documentación digital nativa válida?; a nivel de RRHH, ¿cómo son los procesos de selección? ¿se utiliza el CV en papel o el target de incorporación es ya un grupo nativo digital que no ha hecho un CV en papel nunca?
5# Gestión legal y administrativa
Siendo inevitable esta ardua tarea, si establecemos una plataforma de digital de toda esta información y documentación serás más ágil su gestión.
Por todo lo analizado, el management documental debe acompañar los procesos de internacionalización y los procesos de transición digital: es una herramienta que permite una explotación para muchas (si no todas) las áreas de la organización que ahorra tiempo y costes.
Una última reflexión: ¿cómo aglutinamos todas estas acciones para poder explotarlo? Una buena solución sería la creación de un BPM para definir este proceso interno. No sólo lo tendremos más controlado, sino que además, asociado a una plataforma de gestión de la documentación e información, obtendremos un potente producto interno de comunicación y conocimiento.