Categoría: Agile y Scrum

La constante innovación del mercado actual, reclama coordinación de proyectos de forma ágil y flexible para dar respuesta a las demandas de los consumidores, mejorando el valor, la reducción de los tiempos de respuesta, agilidad, fiabilidad y agregar el máximo valor de producto o servicio posible.
Por ello, es necesario formarse en proyectos Ágile y Scrum que necesitan metodologías capaces de desarrollar productos y servicios innovadores, que sean competitivos y optimicen al máximo el beneficios de proyectos.

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Método GTD: Organizar tu tiempo mejora tu productividad personal

La importancia del control del tiempo

Para un profesional los deadlines y compromisos están a la orden del día. En tu día a día debes lidiar con una innumerable lista de tareas tanto en el ámbito profesional como personal y tener una buena organización es algo sumamente esencial tanto para poder ser una persona competente como para el hecho no menos importante de poder compatibilizar tus tareas o deberes con el tiempo libre.

Además no debes olvidar la importancia que es para el buen desarrollo de un proyecto grupal el hecho de que cada miembro tenga competencias en gestión de tiempo y que a su vez sea capaz de sincronizarse de un modo óptimo con el trabajo del resto del equipo.

El Método GTD

El ámbito de la gestión del tiempo es tan relevante en nuestras sociedades actuales que hay profesionales que se han especializado en el estudio de la gestión del tiempo. Este es el caso de David Allen, consultor e instructor de productividad y su método GTD (Getting Things Done), que traducido sería algo similar a “haciendo las cosas bien”

El objetivo de esta metodología se basa en simplificar los procesos de almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las tareas personales que debes desarrollar. Remarcar estos ámbitos es indispensable para aprender a marcarse objetivos y metas y realizar acciones para llegar al fin deseado. El hecho de extrapolar el recuerdo a un agente externo “nos libera” de esta carga psicológica que puede crear estrés, bloqueo o incluso el olvido, ya que nuestra capacidad de recuerdo puede ser sumamente frágil en algunas ocasiones. ¿Crees que te organizas bien? ¿Realmente optimizas cada minuto de tu tiempo?

La necesidad de que empieces a mostrar atención por este asunto es relevante ya que numerosos estudios sobre productividad en el mundo laboral llegan a la conclusión de que entre el 50-70% de nuestra actividad laboral la dedicamos a actividades totalmente improductivas para el desarrollo de nuestros objetivos. Las jornadas laborales son largas y a lo largo de la semana se acumulan múltiples horas disponibles, sin embargo ¿Cómo las empleas? El dominio de la administración de tu tiempo personal recae en que aquello importante no es de cuánto tiempo dispongas, sino en cómo lo gestionas.

Ejemplos de aplicaciones que pueden ayudarte a gestionar la tarea de organizar tu tiempo

1. GOOGLE CALENDAR: ¡No olvides tus citas!

Este calendario online que forma parte de la gran saga de productos que Google pone a disposición del usuario, no sólo resulta útil porque te permite traspasar tu agenda a modo online y visualizar en calendario personal a día, semana o mes vista para poder tener en todo momento una clara visión del planning; sino que su vinculación a la cuenta de correo y su sincronización de contenidos en tu Smatphone, permite darle órdenes de recordatorio de tus eventos diarios (vía notificación en la pantalla o correo electrónico) y especificar el margen temporal en el que te lo va a recordar.

2. TRELLO: ¡Mantén el trabajo grupal bajo control!

Esta herramienta te permite crear dashboards sincronizadas con todos los miembros participantes para poder llevar a cabo trabajos grupales. El sistema funciona en base a unas listas dentro de las cuales se van añadiendo tarjetas (tareas concretas) y se asigna al miembro o miembros del equipo que han de realizar cada una de las tareas mediante su foto.

Esta organización es excelente para poder saber en todo momento qué está haciendo cada miembro del equipo, que le queda por hacer, qué ha de validar un miembro a otro miembro del equipo y para poder incluir notas sobre aspectos relevantes a considerar en cada tarea.

Además Trello también permite calibrar la productividad individual y colectiva en el sentido de que se puede crear una lista para las tareas desarrolladas cada semana y saber si hay evolución positiva o negativa en el trabajo realizado.

3. MOZILLA THUNDERBIRD: gestiona tus clientes con Software Libre

Mozilla Thunderbird disponible en las plataformas GNU/Linux, Mac OSx y Windows, es un gestor de clientes basado en software libre y disponible para descargar de forma gratuita.
Este gestor, tiene la posibilidad de incorporar complementos para añadir funcionalidad extra, como la opción de añadir los calendarios de Google Calendar.

4. EVERNOTE: ¡Organiza tus ideas y tareas en un solo espacio de trabajo!
Evernote es más que una simple aplicación para guardar notas recordatorio sino que pone a tu disposición un espacio de trabajo basado en 4 acciones: escribir, recopilar, encontrar y presentar.
Con Evernote puedes adjuntar imágenes o archivos a tus notas, realizar escritura a mano, grabación de audio, voz a texto, emplear la “cámara de documentos” (buscador de texto en las fotos de tus documentos) o la cámara para las notas post-it. Puedes organizar tus notas en libretas, de este modo tienes la posibilidad de organizar el contenido mediante temáticas o proyectos.
Además puedes buscar el contenido guardado en Evernote según los criterios de: fecha de creación, título, libreta o lugar.

5. POCKET: ¡Que no se te escape ninguna información aunque en ese momento no puedas leerla!

Esta App disponible para sistema operativo Android y IOS, te permite guardar contenido online en “el bolsillo” cuando encuentras algo interesante en la red pero no dispones de tiempo para profundizar en el mismo.

Una vez guardado en pocket mediante el botón de “compartir en pocket” procedimiento similar al que realizas para compartir una url en las redes sociales; puedes ver el contenido a posteriori simplemente con buscar el título del artículo o web guardado dentro de la App. No sólo puedes leer el contenido mediante el móvil, sino que éste está disponible en todos los dispositivos electrónicos: tablet, Ipad, ordenador…

Todos estos programas te facilitarán la gestión de tu vida cotidiana, aunque por si solos no son 100% efectivos. Es necesario que independientemente de que aplicaciones utilices, que aprendas a utilizarlas bajo un método que te permita adaptarla a tus necesidades reales.

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¿Qué es el método SCRUM y que beneficios y ventajas va a aportar a mi negocio?

“Hoy ya no basta con adaptarse a los cambios,ni tan siquiera con hacerlo a la velocidad adecuada, además hay que acertar con el cambio a emprender”

(Alfredo Vela)

Seguramente en tu empresa el proceso de realización de un producto y/o servicio desde que surge la idea hasta que llega a las manos del cliente se considera desde una perspectiva integral; un proceso en el que cada etapa tiene la misma relevancia y viene en consecución de la anterior (una vez ésta ha sido realizada).

¿Pero y si te decimos que continuar con esta dinámica secuencial te hace perder competitividad y favorece el riesgo de que el error en una de las etapas repercuta negativamente en las siguientes?

Para que evites esa incómoda situación, adoptar la metodología SCRUM se presenta como una decisión preventiva, ya que este método optimiza los círculos productivos, dinamizando los procesos de producción, dándoles mayor relevancia y acortando drásticamente los periodos de entrega. ¿Quieres saber más sobre cómo la especial atención al proceso de producción puede aportar un valor añadido al resultado?

¿Qué es el método SCRUM?

SCRUM es una metodología en que los grupos de trabajo de una empresa pueden emplear  para desarrollar un producto o servicio de un modo ágil. La dinámica SCRUM se caracteriza por dividir el trabajo en pequeñas capsulas de tiempo llamadas “sprint” que suelen durar entre las dos semanas y un mes y en las cuales se pactan unos objetivos a conseguir en las misma provenientes de aquellas necesidades que exactamente requiere el cliente. Cuando finaliza un sprint se obtiene un prototipo del producto o servicio (resultado competo) susceptible de poder ser entregado al cliente con dos particularidades: 1) el equipo de trabajo se ha organizado de tal manera que ha realizado el mínimo esfuerzo y 2) el cliente puede empezar a utilizar las características más importantes del proyecto (reducción del Time to Market).

Por este motivo se dice que el método SCRUM proporciona un marco de trabajo con un conjunto de reglas que dota de la estructura adecuada para que los grupos puedan trabajar de forma ágil y colaborativa.

¿El método SCRUM es sólo para aquellas empresas de nueva formación?

No; el método SCRUM no sólo se implementa en negocios de nueva creación, sino que empresas con larga experiencia en el mercado adoptan esta metodología para resolver dinámicas que no se están gestionando tan bien como debería ¡Poner orden dónde antes había caos es posible!

Algunas situaciones que pueden ser resueltas mediante el método SCRUM són:

1)  cuando los costes de realización se han disparado, 2) cuando no se está entregando al cliente el producto o servicio que mejor se adapta a sus necesidades reales, 3) cuando los periodos de entrega del producto/servicio son muy elevados. 4) cuando se necesita mejorar la calidad final del producto o servicio, 5) cuando se requiere trabajar sobre la especialización en el desarrollo del producto, 6) cuando se ha perdido el espíritu de trabajo grupal en la empresa, 7) cuando se necesita identificar y resolver los problemas de un modo sistemático y 8) cuando se ha perdido la capacidad de adaptarse al ritmo de mercado imposibilitando reaccionar ante la competencia.

La mayoría de las ventajas y beneficios de implementar el sistema SCRUM en tu empresa vienen dados por la resolución de las problemáticas anteriores; veámoslo.

¿Qué beneficios y ventajas le va a proporcionar el método SCRUM a mi negocio?

A) A NIVEL DE LA PLANTILLA:

  • Se crean roles que fomentan el trabajo en equipo: el Product Owner delimita aquello a construir en el próximo sprint, el equipo de desarrollo se encarga de llevar a cabo el trabajo y de presentarlo al cliente. A partir del feedback del cliente se decide cómo se encaminara el siguiente sprint. Por último el Scrum Masters se asegura que todo este proceso ocurre de una forma óptima en las mejores condiciones.
  • Incremento de la motivación de los trabajadores: los equipos de trabajo se autogestionan sus tareas y además ven los frutos de su trabajo rápidamente ya que en un breve periodo de tiempo pueden enseñarle su “obra” al cliente.
  • Fomenta la creatividad de la plantilla: breves espacios de tiempo con necesidad de innovar hacen sacar lo mejor de uno mismo y de un grupo de trabajo.

B) A NIVEL DE PROCESOS:

  • Transparencia en el desarrollo de los procesos y mayor control de cada etapa: se trabaja alrededor de un documento llamado sprint backlog en el cual se especifica cómo el equipo de trabajo va a llevar a cabo las tareas durante el siguiente sprint  Cada tarea especificada en este documento se divide en horas y  no es asignada a un miembro en concreto sino que es trabajada de un modo conjunto y multidisciplinar por de los diferentes miembros del equipo.
  • Feedback continua y ritmo predictible de trabajo: se tiene un gran control sobre el desarrollo de cada etapa, los errores pueden ser rectificados rápidamente sin afectar prácticamente al timming (sin la implementación del método SCRUM esto sería inviable). Por este motivo se mejora la calidad del producto/ servicio.
  • Pone en sintonía al cliente con el proveedor (equipo de desarollo), estrechando los lazos colaborativos cara a cara y creando productos y servicios adaptados sistemáticamente a las necesidades del cliente (ahorro de tiempo). ¡De este modo se cumple aquello que se promete!
  • El mayor coste de su implementación no es el de una inversión económica sino que viene determinado por los esfuerzos y la capacidad para organizar y gestionar correctamente la adopción de esta metodología.

C) A NIVEL DE RESULTADOS

  • Mayor productividad: incrementa la productividad fruto del incremento de la motivación grupal y del control de cada etapa contenido en un timeline (que es muy breve y específico); conjuntamente propician una reducción de los riesgos en todo el proceso.
  • Permite una adaptabilidad a los cambios continuos del mercado aportando así una ventaja competitiva: se genera una gran capacidad de reacción frente a las novedades empresariales.
  • Maximiza el retorno de la inversión (ROI): esto se consigue gracias a invertir el tiempo, dinero y esfuerzo a aquello que realmente ofrece valor al negocio, la priorización de las necesidades del cliente en cada momento juegan un papel clave.